1) lancement d'un appel d'offre chez un ou plusieurs fournisseurs de matériaux

- définition de la qualité que vous souhaitez et qui est nécessaire aux objectifs de performances que vous avaient définis et transcription en langage technique pour les fournisseurs sollicités,

- choix d'un panel de fournisseurs à même de vous fournir les matériaux souhaités tenant compte des prix compris coût de livraison,

2) relance des fournisseurs

- par rapport aux objectifs de délais que vous avez définis nous relançons les fournisseurs pour obtenir leurs offres dans les délais,

3) examen des offres

vérification que la qualité des matériaux des offres soit en rapport avec celle définie dans l'appel d'offres,

4) présentation des offres,

Nous vous présentons soit l'offre la mieux disante soit l'ensemble des offres des fournisseurs consultés,

1) Commande

Vos commandes peuvent être réalisées avec le concours de l'association, le fournisseur restant bien entendu responsable de ses stocks et plannings de livraison.
Les commandes sont confirmées à l'aide de bons de commandes établis par votre association à votre demande. Ces bons sont communiqués aux fournisseurs de votre choix, qui vous livrent dans les meilleurs délais. La facturation vous est communiquée par l'organisme de gestion comptable de notre association, l’ Udec ( Union Documentation Entraide des Castors ) 15 à 45 jours après livraison ou enlèvement des matériaux. Vous réglez à réception. Ce système vous évite, lorsque vous avez un prêt à fonds bloqués d'avoir à avancer sur vos deniers personnels tout ou partie du montant de la ou des commandes.

2) Facturation et avoir

Ce système de gestion centralisée des factures vous permet, en outre, de profiter d'un avoir consenti par un fournisseur A en déduction d'une facture d'un fournisseur B.

la circulaire du 11 juillet 1986 relative au régime de l’épargne logement notamment le paragraphe 18 du point B des conditions d’octroi des prêts, à savoir : « les prêts accordés pour le financement des travaux d’amélioration, de réparation ou d’extension ne sont accordés, au-delà d’un montant de 20 000,00 F (3 048,98 euros), que sur production de mémoire ou de factures d’entrepreneurs. En deçà de ce montant, le simple financement de matériaux est possible sur présentation de factures. Les membres des association de « castors » peuvent toutefois bénéficier d’un prêt non limité à 20 000,00 F sous réserve de la production d’une attestation de leur qualité, émise par leur association. »